Daftar Arsip Aktif terdiri dari:

  1. Daftar Isi Berkas
  2. Daftar Berkas Aktif

Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas menurtut Perka ANRI No.26 Tahun 2011
Daftar Isi Berkas dan Daftar Berkas menurut Perka ANRI No.26 Tahun 2011

Download Perka ANRI No.26 Tahun 2011 disini: 
http://uf.ipb.ac.id/images/stories/pdf/PERKA_ANRI_NO_26_TAHUN_2011_TENTANG_TATACARA_PENYEDIAAN_ARSIP_DINAMIS_SBG_INFO_PUBLIK.pdf

 

Cara membuat DAFTAR ISI BERKAS:

Dalam contoh ini saya akan membuat 4 buah DAFTAR ISI BERKAS  yang terdiri dari Kenaikan Gajhi Berkala, Ijin Belajar, Cuti, serta DP3.

 DAFTAR ISI BERKAS

 

DAFTAR ISI BERKAS KENAIKAN GAJI BERKALA

Unit Kerja: University Farm

Tahun       : 2013, 1014, 2015

Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Arsip

Tahun 

Jumlah

Keterangan

1   KP.01.04

Berkas Kenaikan Gaji Berkala (KGB)

2013, 2014 1 Folder 2 Tahun
  1 KP.01.04

KGB a.n. Arini, M.ST

2013 1 Item  
  2 KP.01.04

KGB a.n. Andrian Rinekso, Ir

2013 1 Item  
  3 KP.01.04 KGB a.n. Beny Sungkawa 2013 1 Item  
  4 KP.01.04 KGB a.n. Kartikasari 2013 1 Item  
  5 KP.01.04 KGB a.n. Nur Mas Intan Marpaung, Dra, MAPT 2013 1 Item  
  6 KP.01.04 KGB a.n. Siti Aminah Darwis, Ir, Hj 2013 1 Item  
  7 KP.01.04 KGB a.n. Dini Damara 2014 1 Item  
  8 KP.01.04 KGB a.n. Edi SUtarna 2014 1 Item  
  9 KP.01.04 KGB a.n. Tika Purnamasari, SE, MM 2014 1 Item  
  10 KP.01.04 KGB a.n.Ryan Dwi Permana 2014 1 Item  
  11 KP.01.04 KGB a.n. Setiawan R 2014 1 Item  
  12 KP.01.04 KGB a.n. Yuni Astuti 2014 1 Item  
             

 

 

DAFTAR ISI BERKAS IJIN BELAJAR

Unit Kerja: University Farm

Tahun       : 2011, 2012, 2014

Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Arsip

Tahun

Jumlah

Keterangan

2   KP.02.00

Berkas Surat Ijin Belajar

2011, 2012, 2014 1 Folder 3 Tahun
  1 KP.02.00

Surat Ijin Belajar a.n. Dadang Kusnaedi, AMd

2011 1 Item  
  2 KP.02.00

Surat Ijin Belajar a.n. Rahmatullah

2011 1 Item  
  3 KP.02.00 Surat Ijin Belajar a.n. Ade Winarti 2012 1 Item  
  4 KP.02.00 Surat Ijin Belajar a.n. Ade WInarti 2014 1 Item  
  5 KP.02.00 Surat Ijin Belajar a.n. Rahmatullah 2014 1 Item  
             

 

 

DAFTAR ISI BERKAS DP3

Unit Kerja: University Farm

Tahun       : 2005, 2009-2014

Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Arsip

Tahun

Jumlah

Keterangan

3

 

KP.02.05

Berkas DP3

2005, 2009-2014

1 Folder

7 Tahun

 

1

KP.02.05

DP3 a.n. Putri Ayu Saraswati

2005

1 Item

 

 

2

KP.02.05

DP3 a.n. Putra Indra Jaya 

2009

1 Item

 

 

3

KP.02.05

DP3 a.n. Uus Rustika

2009

1 Item

 

 

4

KP.02.05

DP3 a.n. Ade Sugiana, Drs

2010

1 Item

 

 

5

KP.02.05

DP3 a.n. Abdul Roup, SH

2010

1 Item

 

 

6

KP.02.05

DP3 a.n. Barta Dirja, SH

2010

1 Item

 

 

7

KP.02.05

DP3 a.n. Dwi ARyani Bahtiar, Dra, MM

2010

1 Item

 

 

8

KP.02.05

DP3 a.n. Edi Juanedi

2010

1 Item

 

 

9

KP.02.05

DP3 a.n. Putra Indra Jaya

2010

1 Item

 

 

10

KP.02.05

DP3 a.n. Barta Direja, SH

2011

1 Item

 

  11 KP.02.05 DP3 a.n. Dwi Aryani Bahtiar, Dra, MM  2011 1 Item  
  12 KP.02.05 DP3 a.n. Edi Junaedi 2011 1 Item  
  13 KP.02.05 DP3 a.n. Ryan Dwi Permnana, Ir 2011 1 Item  
  14 KP.02.05 DP3 a.n. Tatamg Kmarudin, S.Pd 2011 1 Item  
  15 KP.02.05 DP3 a.n. Barta Dirja, SH 2012 1 Item  
  16 KP.02.05 DP3 a.n. Dwi Aryani Bahtiar, Dra, MM 2012 1 Item  
  17 KP.02.05 DP3 a.n. Putri Ayu Saraswati 2012 1 Item  
  18 KP.02.05 DP3 a.n. Ade Sugiana E., Drs 2013 1 Item  
  19 KP.02.05 DP3 a.n. Barta Dirja, SH 2013 1 Item  
  20 KP.02.05 DP3 a.n. Edi Juanedi 2013 1 Item  
  21 KP.02.05 DP3 a.nTatang Komarudin. 2013 1 Item  
  22 KP.02.05 DP3 a.n. Ryan Dwi Permana, Ir 2014 1 Item  
             

 

DAFTAR ISI BERKAS CUTI

Unit Kerja: University Farm

Tahun       : 2013-2015

Nomor Berkas

Nomor Item Arsip

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Arsip

Tahun

Jumlah

Keterangan

4

 

KP.03.00

Berkas Cuti

2013-2015

1 Folder

3 Tahun

 

1

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. Budi Setyantara, SE

2013

1 Item

 

 

2

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. M. Ihwan

2013

1 Item

 

 

3

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. Nirwaty, S.Pd

2013

1 Item

 

 

4

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. Budi Setyantara, SP

2014

1 Item

 

 

5

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. M. Ihwan

2014

1 Item

 

 

6

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. Putri Clara Sari

2014

1 Item

 

 

7

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. BArta Direja

2015

1 Item

 

 

8

KP.03.00.01

Surat Cuti Tahunan a.n. Susanti

2015

1 Item

 

             

 

Note:

DAFTAR ISI BERKAS menjelaskan nama item arsip yang ada dalam sebuah berkas

DAFTAR ISI BERKAS dituliskan di setiap tab yang ada pada Folder berwarna biru laut yang ada didalam laci Filling Cabinet

DAFTAR ISI BERKAS memuat keterangan tentang:

  1. Nomor Berkas
  2. Nomor Item Arsip
  3. Kode Klasifikasi
  4. Uraian Informasi Arsip
  5. Tanggal
  6. Jumlah Item
  7. Keterangan

 

Cara membuat DAFTAR BERKAS:

DAFTAR BERKAS

 

DAFTAR BERKAS ARSIP FASILITATIF

Unit Kerja: University Farm

Tahun       : 2011 - 2015

 

Nomor Berkas

Kode Klasifikasi

Uraian Informasi Berkas

Kurun Waktu

Jumlah

Keterangan

1

KP.01.04 Kenaikan Gaji Berkala

2013, 2014

1 Folder 2 Tahun

2

KP.02.00 Ijin Belajar

2011, 2012, 2014

1 Folder 3 Tahun

3

KP.02.05 DP3

2005, 2009-2014

1 Folder 7 Tahun

4

KP.02.05 Cuti 2013, 2014, 2015 1 Folder 3 Tahun
           
           

 

Note:

DAFTAR BERKAS menjelaskan nama berkas apa saja yang ada dalam sebuah laci filling cabinet

DAFTAR BERKAS AKTIF disimpan di setiap Laci Filling Cabinet

DAFTAR BERKAS memuat keterangan tentang:

  1. Keterangan yang terdapat pada Daftar Berkas terdiri dari :
  2. Nomor Berkas
  3. Kode Klasifikasi
  4. Uraian Informasi Berkas
  5. Kurun Waktu
  6. Jumlah Folder
  7. Keterangan

 

BERKAS

Berkas adalah himpunan dokumen yang disusun baik atas dasar kesamaan urusan, kesamaan masalah dan kesamaan jenis.

Penataan berkas yaitu kegiatan menata dokumen dalam bentuk berkas dan mengatur berkas dalam tatanan yang sistimatis.

Tujuan penataan Berkas:

  1. Menemukan kembali informasi dengan cepat dan tepat
  2. Mempermudah penyusutan arsip

Peralatan/Sarana Pemberkasan:

  1. Folder/Ordner (Surat yang status akhirnya musnah boleh dibolongi dan disimpan di Ordner, tapi Surat yang status akhirnya  permanen/statis disimpan di Folder. Status akhir surat bisa dilihat di JRA/Jadwal Retensi Arsip)
  2. Sekat/Guide
  3. Filling Cabinet/Lemari Arsip
  4. Ruang Penyimpanan Arsip Aktif (biasa disebut Central File)

Prosedur Pemberkasan Surat/Dokumen:

  1. Pastikan surat yang kita terima sudah mendapatkan status SIMPAN pada lembar Disposisi, artinya sudah selesai prosesnya dan sudah dibaca oleh pimpinan.
  2. Baca isi surat dengan seksama lalu tentukan isi ringkas surat tersebut
  3. Tentukan indeks subjek surat tersebut
  4. Tentukan Kode klasifikasi nya apakah KP, TU atu PP dsb
  5. Catat tahun terbitnya surat
  6. Surat tersebut digabungkan dengan surat lain yang terkait (jika ada)
  7. Simpan atau masukkan surat ke dalam Folder, sekarang surat disebut dikataka sudah memberkas
  8. Tentukan Indeks berkas nya (Indeksing)
  9. Tentukan Kode Klasifkasi nya (Koding)
  10. Jika ada isi berkas yang berada diluar folder tersebut, tuliskan (Tunjuk Silang)
  11. Buat Labeling pada pada TAB FOLDER.  Label pada tab folder tuliskan Koding dan  Indeksing yang tadi sudah kita tentukan
  12. Masukkan ke rak Filling Kabinet lalu letakkan berkas tersebut sesuai kelompoknya (sesuai Tab Tertiernya, Sekunder dan Primernya).  Hal ini disebut Penataan Berkas.